2 292
PSYCHOLOGIES №25

Если тайм-менеджемент перестал работать

Постоянные переключения с одной задачи на другую истощают наше внимание. Каждый раз нам требуются дополнительные усилия, чтобы вернуться к прерванному занятию. Привычное планирование не работает, как и тайм-менеджмент. Как придать верный ритм своей жизни?
Если тайм-менеджемент перестал работать

Светлане 40 лет, она опытный ауди­тор. Ей нужно срочно закончить проверку документов, но ее смартфон пищит, не умолкая: переписка с коллегами в мессенджере, напоминание о записи к врачу, письма из налоговых органов… И тут еще дочь шлет фото из примерочной магазина, умоляя срочно подсказать, какое из трех платьев ей больше идет. Светлана не ленива, и прокрастинатором ее назвать нельзя: она не откладывает работу и не отвлекается на ерунду — просто все эти задачи для нее равно важны и требуют немедленного реагирования.

Жаль, что в сутках только 24 часа, и завершить работу в срок она едва успевает. Мультизадачность, микс частной и общественной жизни, бесконечный поток информации — с таким наполнением каждого дня сталкивается сегодня едва ли не каждый. «Любишь ты жизнь? Тогда не теряй времени; ибо время — ткань, из которой состоит жизнь» — фраза, сказанная Бенджамином Франклином более двухсот лет назад, актуальна как никогда. Только вот ткань времени, из которой мы плетем свою жизнь, становится все более плотной.

А мы по-прежнему чувствуем неудовлетворенность: главное сделать не успеваем, тормозим, нарушаем сроки, опаздываем...

Чем мы управляем?

Самое удивительное, что сегодня наши возможности для самоорганизации вроде бы бесконечны: нам предлагают руководства по тайм-менеджменту, десятки приложений для списков дел и планирования встреч с удобными интерфейсами, яркими картинками и громкими напоминаниями, курсы по управлению временем, онлайн-семинары ведущих бизнес-тренеров. Почему же попытки контролировать жизнь не работают?

Мы привыкли жить, без конца отвлекаясь

По всем правилам тайм-менеджмента мы намечаем утром задачи, делим на важные и второстепенные. А потом получаем по электронной почте десяток архисрочных писем, и выясняется, что часть проблем уже решена, а вот пара новых дел не терпит отлагательства. И все наши утренние планы рассыпаются в прах. Мы приступаем к работе, которая требует концентрации, но нас так и тянет проверить, сколько за ночь набежало лайков к той картинке, что мы повесили вчера в Instagram, а огоньки push-уведомлений сигналят о том, что друзья поделились в ленте чем-то невероятно важным.

Мы привыкли жить, без конца отвлекаясь. Но постоянные переключения истощают внимание, и каждый раз нам требуе­­тся дополнительное время и усилия, чтобы вернуться к работе. Как в таких условиях найти верный баланс и ритм жизни — вот вопрос. И если тайм-менеджмент не работает, что нам поможет?

Поднять вопросы смысла

«В моей работе с клиентами на первый план сегодня выходят не вопросы организации времени, а вопросы смысла, — рассказывает коуч Наталья Можжанова. — Зачем нам вообще нужно управлять временем? Что ценного мы получим в результате? Как изменится наша жизнь, когда мы достигнем цели? Каждое «зачем» выводит нас за рамки конкретной ситуации и помогает посмотреть на нее с высоты своих ценностей». Если то, что мы делаем, для нас жизненно важно, если мы вдохновлены идеей, проектом, тогда мы можем подобрать любые техники, и они будут работать. Но что делать, если в жизни много разных — и равноценных — смыслов, ни одним из которых мы не готовы пожертвовать ради других?

Если тайм-менеджемент перестал работать

Вспомним пример Светланы — она аудитор, но еще и женщина, которая заботится о своем здоровье, и мать дочери-подростка, с которой не хочет потерять контакт, и жена, и подруга. И, помимо всего прочего, популярный блогер, у которого несколько тысяч подписчиков, ожидающих ее новых постов.

«Сегодня приходится думать и о приоритете тех или иных социальных ролей, — соглашается Наталья Можжанова. — Расставить их поможет известный в коучинге «вопрос Лакейна», который звучит так: «Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?» Мне не нравится слово «потратить», я предпочитаю «использовать», но суть в другом. Когда мы честны с собой, мы понимаем, что сейчас полезнее, нужнее для нас». Так что речь не о том, чтобы установить приоритеты раз и навсегда, а о том, чтобы выбрать важное в этот самый конкретный момент.

Например, если у нас заболел ребенок и мы уверены, что пользы от нас как от работника в офисе — ноль, мы делегируем другим срочные задачи и уедем заниматься ребенком. А если понимаем, что нам важнее сейчас не потерять проект — ради здоровья того же ребенка, — сосредоточимся на работе и постараемся сделать ее максимально быстро и эффективно.

Как понять, что принятое нами решение верно? «Чувство удовлетворения и согласия со своими установками и ценностями — вот индикатор правильности выбранного решения», — отвечает коуч.

Берегите голову

Вопрос Лакейна — один из приемов тайм-менедж­мента. Он действительно может помочь в планировании и управлении делами, как и принцип Парето (20% усилий обеспечивают 80% результата) или расстановка приоритетов по Эйзенхауэру. «Зная эти правила и осознавая важность или срочность тех или иных задач, мы можем рацио­нально решить, что должно следовать за чем, — объясняет тренер Максим Дорофеев. — Но знание не обязательно переходит в действие, потому что в большинстве случаев мы действуем иррационально и нелогично, часто вообще не успевая осознать, что делаем.

В беспокойном состоянии мы часто принимаем несрочные и неважные задачи за срочные

Американский писатель Тим Урбан придумал отличный образ: в нашей голове живут два персонажа — рациональный человечек и обезьянка. Первый принимает правильные, логичные решения, а вторая требует сиюминутных удовольствий, саботируя задачи, которые кажутся ей скучными или сложными». Это «обезьянка» заставляет нас утром проверять лайки или просто нежиться в постели, вместо того чтобы приниматься за дело. Из-за нее мы откладываем то, что «пока не горит», и до каких-то важных вещей так и не доходят руки.

Если мы хотим придерживаться планов, оставаться сосредоточенными, принимать взвешенные решения и успешно договариваться со своей «обезьянкой», нам потребуется еще кое-что помимо знания основ тайм-менеджмента. А именно — сила воли, точнее, интеллектуально-волевой ресурс. Тренер убежден: «Только в том случае, если у нас есть достаточное количество этого ресурса, мы сможем остановиться и подумать, отдать предпочтение рациональному решению, а не действовать импульсивно».

Поэтому его надо беречь и не расходовать понапрасну. Как? Максим Дорофеев предлагает начать с двух шагов.

Во-первых, отключите оповещения о большинстве событий. Совет до смешного элементарен, но это работает! В беспокойном состоянии мы часто принимаем несрочные и неважные задачи за срочные. И наоборот: спокойный ум помогает лучше видеть истинную важность вещей.

Во-вторых, переместите все задачи и планы из головы на внешние носители информации. Возьмите лист бумаги и запишите все дела, о которых вспомните.

Дополняйте список по мере необходимости и держите его в зоне видимости. Память часто нас подводит, и это доказано исследованиями, кроме того, запоминание задач отнимает слишком много энергии. Разгрузив голову, вы сможете более осознанно выбирать, чем заниматься в тот или иной момент.

«Метод волшебной феи»

Это упражнение поможет приблизиться к желанной цели и решить задачу, до которой не доходят руки.

  1. Сядьте и подумайте: какое дело вы очень хотите сделать? Оно не горит, но вы мечтаете об этом, оно вас греет. Часто люди, отвечая на этот вопрос, говорят не то, что на самом деле хотят, а то, чего, по мнению их референтной группы, должны хотеть. Типа «папа будет разочарован, если я не защищу диссертацию». Важно, чтобы это было ваше искреннее и горячее желание. Например, написать книжку.
  2. Если бы фея прилетела прямо сейчас и подарила 15 свободных минут, что бы вы успели сделать, чтобы приблизить мечту? Написать целую главу времени нет, но вы точно успеете изложить на двух страничках какую-то важную мысль или яркое впечатление. Так возьмите и решите эту маленькую 15-минутную задачу. Есть ли гарантия, что вы и завтра ее решите? Нет. Но если вы это сделали сегодня, то вероятность, что вы это сделаете завтра, будет чуть выше. А на третий день — чуть выше, чем во второй. И может быть, это войдет в привычку.

Выбраться из-под завала

«Я выполняю то, что мне поручают, но почти никогда не укладываюсь в срок. Затягиваю сдачу материалов, беру тайм-аут, переношу деловые и личные встречи. При этом у меня такое чувство, что я все время завалена работой», — признается 32-летняя Елена. Последние пять лет она работает журналистом-фрилансером. Ощущение завала знакомо многим. «Такая проблема часто возникает у тех, кто «часов не наблюдает», кто не способен соотнести свое субъективное восприятие времени с объективным», — объясняет Наталья Можжанова.

Сильные эмоции способны «останавливать» время, а нудное ожидание растягивает минуты в часы

Действительно, все мы проходили в школе, что в сутках 24 часа, что время одномерно и течет не по нашему желанию. Но в субъективной реальности все иначе: мы легко окунаемся в прошлое и подолгу фантазируем о будущем. Сильные эмоции способны «останавливать» время, а нудное ожидание или неприятная работа растягивают минуты в часы. И все это не имеет большого значения, пока мы не связываем себя обязательствами. «Если мы неадекватно оцениваем задачи, которые перед собой ставим, то остальные планы рушатся как карточный домик, — продолжает Наталья Можжанова. — Мы виним себя в срыве сроков, теряем уверенность и мотивацию работать дальше».

Как же определить себя во времени? Как осознать, сколько нам объективно нужно часов или дней на выполнение той или иной работы? Сделать это можно лишь практически. Наметьте срок, необходимый по вашему ощущению для решения задачи, а потом сравните с временем, затраченным реально. Потом уже вам будет легче планировать задачи такого рода. «Эти приемы я иногда использую в семье, с детьми, — рассказывает коуч. — Ребенок не хочет что-то делать, капризничает.

И я предлагаю игру: давай посмотрим, за сколько ты реально справишься. Мы ставим секундомер, и оказывается, что математику можно сделать за 10 минут. А ему казалось, что она съест весь его вечер».

Уловить ритм

Проведите ревизию своего времени: в течение недели записывайте в ежедневник все ваши размышления, телефонные звонки, разговоры и мероприятия. Вы ясно увидите, на что уходят ваши драгоценные часы и минуты.

Подумайте: это в самом деле то, чем вам хотелось бы наполнить время своей жизни? «Ко мне на тренинги часто приходят те, кто живет с ощущением «загнанной лошади» и не знает, что с этим делать, — замечает Максим Дорофеев. — Они спрашивают: «Можно ли вообще что-то поменять?» в надежде услышать ответ авторитетного учителя: «Нет, нельзя.

Расслабьтесь, вы обречены опаздывать, растрачивать время на ерунду и жалеть об упущенных возможностях». Но я не скажу — «нет, нельзя». Хотя и гарантированных способов жить гармонично в своем времени тоже не назову, их нет. Что же у нас есть? Приемы и методы, которые можно пробовать, подстраивать под себя и менять на новые, если они не работают.

Есть интуиция и желания, к которым мы можем прислушаться. У нас всегда есть источники надежды. А для того, чтобы их увидеть, нужно уметь остановиться».

Текст: Алла Ануфриева 
Источник фотографий: Getty Images
P на эту тему
Авторизуйтесьчтобы можно было оставлять комментарии.

30 сентября — 7 октября

Полезное путешествие в Грузию

поехать со скидкой
psychologies в cоц.сетях
досье
  • Что такое счастьеЧто такое счастьеЧто мы можем сделать для того, чтобы стать счастливее? Больше зарабатывать, путешествовать, создать образцовую семью? Счастье похоже на причудливую картину, которая для каждого выглядит по-разному. «Наша задача – научиться быть счастливыми», - говорит психолог Михай Чиксентмихайи, автор теории «потока», самой доступной формы счастья. Досье поможет прислушаться к себе, разобраться в том, чего мы хотим на самом деле, и показать миру свой внутренний свет. Все статьи этого досье
Все досье

спецпроекты