Наверняка вам знакома ситуация, когда рабочих заданий накапливается так много, что вы даже не можете удержать их все в памяти. Вы в панике, как же все успеть, выбиваетесь из сил день за днем, а потом неожиданно просыпаетесь ночью и вспоминаете, что совсем забыли про еще один отчет, день рождения свекрови или поход с ребенком в театр. Родственники обижаются, начальство укоряет вас в непунктуальности, а вы с грустью понимаете, что в вашей жизни не осталось места даже для простых радостей.
На помощь вам может прийти составление списка дел. Удивительно, но многие отмечают, что, однажды записав все дела, которыми они в данный момент завалены, ощущают, что напряжение начинает уменьшаться. Почему так происходит? Почему, не продвинувшись, по сути, ни в одном из своих дел, люди тем не менее испытывают облегчение?
Согласно Дэвиду Аллену (David Allen), специалисту по личной и организационной продуктивности, причиной стресса является не только наличие большого количества дел, но и усилия, которые мы затрачиваем на то, чтобы удерживать их в своей памяти. Список дел в этих случаях предстает своего рода внешним жестким диском: он занимается хранением информации, освобождая ваш мозг для того, чтобы он мог спокойно сфокусироваться на том, что у него получается лучше всего – на непосредственном решении задач.
Немного теории
В 1956 году психолог Джордж Миллер (George Miller) попытался ответить на вопрос, сколько одновременно единиц информации может удерживать человек в своем сознании, результатом чего стало появление работы под названием «Магическая цифра 7 ± 2»*. Последующие исследования подтвердили основную идею: наше сознание может воспринимать и удерживать в один момент времени весьма ограниченное количество информации. Потому неудивительно, что иногда мы забываем о наличии тех или иных поручений, – мы физически не способны оперировать более чем девятью (в самом лучшем случае) задачами одномоментно. Прибавьте к этому то количество информации, которое мы ежесекундно получаем через наши органы чувств: запахи, образы и цвета, звуки. На все эти, казалось бы, мелочи наше сознание тоже вынуждено отвлекаться. И тем не менее, мы все равно пытаемся везде успеть и все запомнить, в результате чего получаем стресс и расстраиваемся: постоянно отвлекаясь от одного задания мыслями о другом, мы не преуспеваем ни там, ни там. Выручат списки. «Ваш ум не будет работать до тех пор, пока вы не напишете для себя напоминания и не поместите их на место, которое будет у вас на виду», – объясняет Аллен.
Что делать
1. Заведите блокнот или используйте соответствующее приложение в своем телефоне, выделите себе минимум полчаса и составьте список из всех дел, которые у вас на повестке дня.
2. Не подвергайте себя цензуре и не ограничивайте себя только рабочими делами: включайте в список все, начиная от невыполненных профессиональных заданий до домашних дел и поручений, еще не очерченных четко стремлений и жизненных целей.
3. Возьмите в привычку добавлять в свой список пункты сразу, как только они приходят вам в голову.
4. Опыт показывает, что для того, чтобы лучше запомнить, что вы имели в виду в своем списке, для каждого пункта следует использовать как минимум один глагол. Например, если вы просто напишете «конференция», вам придется долго вспоминать, что именно вы имели в виду. Если же вы напишете: «Позвонить Марии, уточнить детали конференции», – вы тем самым создадите нечто конкретное, не требующее дополнительных догадок, позволяющее тут же взять телефон и приступить к выполнению этого пункта, не растрачивая время впустую.
5. Выделяйте каждый день время, чтобы просмотреть список. Например, можно делать это с утра во время завтрака, это поможет вам уточнить расписание на день. И помните, что цель не в том, чтобы тут же выполнить все пункты из списка, а в том, чтобы упорядочить ваши мысли и разгрузить свое сознание.
6. Если составление списков и без того является привычным для вас делом, составляйте каждый день из общего списка новый, включающий только самые актуальные задачи.
Если вы день за днем будете выполнять эти простые действия, то скоро заметите, как они превратятся в ваши привычки и закрепятся на подсознательном уровне. И тогда вам больше будет незачем беспокоиться об аврале на работе или неожиданно сваливающихся делах и можно будет сосредоточиться на решении отдельных пунктов, все остальное сделают ваши привычки.
* The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on our Capacity for Processing Information, Psychological Review, 1956.
