Где найти в сутках 25-й час: секреты от эксперта по тайм-менеджменту

Как в течение дня успевать больше

Порой складывается ощущение, что у некоторых в сутках больше времени. В основном это происходит, когда мы наблюдаем в соцсетях за людьми, которые транслируют «успешный успех» и максимальную продуктивность. А вот у нас день снова прошел зря, ничего не сделано. Как у других все получается?

Скорее всего, эти люди научились планировать свой день, и у них даже остается время на отдых. Главное, что нужно запомнить, — важно решать глобальные задачи постепенно. Берем большую цель и разбиваем ее на подцели — идем к ней маленькими шагами.

Это не только поможет выполнять более эффективные действия, не отвлекаясь на второстепенные дела, но и наглядно продемонстрирует, что наша глобальная цель не такая уж и недостижимая, если делать каждый день по направлению к ней маленький шаг.

Система эффективной работы с текущими делами

Есть множество различных техник планирования дня. Техника GTD (Getting Things Done) является одной из самых фундаментальных. Ее можно выполнять через приложение для планирования в телефоне или даже в ежедневнике. Суть техники в том, что нужно записывать абсолютно все ваши задачи. Это, кстати, помогает и отлично разгрузить голову и быть более открытыми к новым делам.

Все задачи нужно делить на папки. Есть стандартный набор из шести папок:

  • «Входящие»: сюда вписываем все новые задачи, идеи, мысли и мелкие поручения.
  • «Сегодня»: папка с конкретными действиями и шагами на сегодня.
  • «Завтра»: это не самые срочные и горящие дела.
  • «Расписание»: здесь будут мероприятия, которые четко привязаны ко времени: утренник в саду, выступления на конференции, годовщина свадьбы.
  • «Когда-нибудь»: в эту папку запишем «хотелки», путешествия, выходы в свет, то есть все, что хотелось бы реализовать.
  • «Ожидает»: сюда записываем то, чего вы ожидаете от других. Звонок, курьера с заказом или что-то еще.
  • «Корзина»: в эту папку отправляются все неактуальные дела. Стараемся использовать ее как можно реже.

Остальные папки добавляем по желанию, главное, чтобы все хранилось не в вашей голове. С помощью этой техники освобождается место не только в памяти, но и во времени. По крайней мере, тратим драгоценные минуты не на то, чтобы вспомнить об очередной задаче, а продуктивно расходуем их.

Как режим дня влияет на нашу продуктивность

Для того, чтобы были силы на достижение целей, необходимо соблюдать режим, в котором сон, еда и другие потребности присутствуют полноценно.

  • Сон — самая важная составляющая. Определите количество часов качественного сна, исходя из того, во сколько нужно проснуться. Желательно ложиться и пробуждаться в одно время каждый день. Для формирования такой привычки можно использовать напоминание в телефоне, которое каждый вечер вовремя отправит в постель.
  • Быть в ресурсном состоянии помогает и спорт. Необязательно ходить в зал, даже ежедневная зарядка увеличивает количество энергии и делает нас более продуктивными.
  • Планируя не только работу, но и отдых, мы не забываем наполнять свой «сосуд». Только отдых — это не про гаджеты, а про ритуалы, которые дарят силы. Кому-то достаточно полежать 20 минут в ванной в полной тишине, а кому-то нужны более серьезные действия, но смысл один. Забывать о себе не стоит.

Так где же прячется 25-й час?

Рассеивая внимание на менее приоритетные дела, отвлекаясь на звонки и соцсети тогда, когда не выполнены основные задачи, мы тратим очень много времени. Отвлеклись от важного на 15 минут утром, полчаса днем и еще 15 минут после обеда — и уже потеряли этот самый час! А ведь люди отвлекаются гораздо больше.

Нужно пресекать общение с теми, кто ворует ваше время, устанавливать личные границы. Попробуйте в течение 3 дней каждые 15-20 минут «ловить» себя на том, что вы сейчас делаете. И вы увидите, как много драгоценных минут и часов тратится впустую.

Фиксируйте свои достижения, даже самые маленькие, и поощряйте себя за них. Празднуя маленькие победы, мы становимся увереннее в своих силах.

Секрет продуктивности очень прост: чтобы хорошо работать, нужно хорошо отдыхать. Не дожидайтесь, когда вы сильно устанете. Выделяйте время на отдых и если уж вы отдыхаете, то отдыхайте и не думайте о работе и делах. А когда, работаете — то работайте, не отвлекаясь ни на что.

Екатерина Беспятых

Об авторе

Екатерина Беспятых — международный эксперт по планированию, лауреат премии Бизнес-Woman 2021, автор бестселлера «Ресурсный тайм-менеджмент для женщин», основательница Академии женского развития Woman Time, многодетная мама. Ее блог.