Как не сойти с ума от рабочих чатов: 5 важных шагов

В чем опасность рабочих чатов

На первый взгляд, рабочие чаты служат благой цели: эффективное общение, быстрый обмен информацией и принятие решений с высокой скоростью. Казалось бы, все это должно в разы повышать продуктивность, экономить время и облегчать рабочие процессы. Но на деле рабочие чаты для многих становятся постоянным источником изматывающего стресса. Бесконечным потоком сыпятся задачи, вопросы и порой совершенно лишняя информация. Оповещения заставляют постоянно отвлекаться, внимание переключается и теряется фокус на актуальных задачах.

Кроме того, зачастую общение в рабочих чатах не ограничивается промежутком времени с 9:00 до 18:00. Сообщения приходят и ранним утром, и поздним вечером. Получается, что мозг поневоле включен в работу все время бодрствования.

В противном случае что-то ускользает от внимания, теряется в памяти. Мы не можем закрыть одновременно все дела, про какие-то просто забываем. Но они продолжают висеть на неосознаваемом уровне, вытягивая энергию и вызывая подсознательное чувство незавершенности и неудовлетворенности собой.

Необходимость оперативно реагировать и отвечать, попытки удержать внимание сразу на нескольких чатах и разноплановых задачах, невозможность отключиться от работы в свободное время серьезно истощают ресурсы нашей психики.

А ведь у многих из нас по пять-десять рабочих чатов, в которых постоянно идет общение с коллегами, клиентами, подчиненными, начальством. Везде разное взаимодействие, нужно постоянно контролировать новые сообщения, оперативно отвечать на них, порой несколько раз разбирать один и тот же вопрос. И это помимо основной работы, которую все эти чаты призваны вообще-то облегчать.

Человек может даже и не подозревать, в чем причина постоянной фоновой тревоги и напряжения, которые могут в итоге привести к выгоранию.

Нейрофизиологический аспект

Хронический стресс, вызванный избытком рабочих чатов, действует не только на психологическом, но и на нейрофизиологическом уровне.

В таком режиме сначала вырабатывается гормон адреналин. Чтобы «утилизировать» его, стоит выйти на прогулку, пробежаться или заняться любой другой физической активностью. Но на деле мы продолжаем сидеть перед монитором в офисном кресле и разгребать задачи, сыплющиеся из рабочих чатов как из рога изобилия.

Нерастраченный адреналин вызывает злость и раздражение, выделяется гормон стресса кортизол. Он накапливается в нашей крови, поддерживая напряженное, взвинченное состояние. Нам уже хотелось бы расслабиться и выдохнуть, но кортизол не позволяет. Образно говоря, этот гормон «закрепляет» напряжение и тревогу на физическом уровне.

Как избежать хронического стресса от рабочих чатов

Как использовать их с умом — как инструмент, облегчающий работу, а не осложняющий жизнь?

Вам понадобится осознанное желание изменить свой рабочий процесс к лучшему и немного усилий для трансформации привычных паттернов мышления и поведения.

1. Договоритесь с собой, что любая работа занимает ровно столько времени, сколько вы на нее запланировали. Для этого заранее составьте четкое, но гибкое рабочее расписание, оставив в нем около часа на решение непредвиденных вопросов. Так психике будет легче переключиться с рабочих задач на заранее запланированный отдых.

2. Проведите тщательную ревизию чатов в мессенджерах. Без сожалений удаляйте те, которыми давно не пользуетесь. Если кажется, что чат может еще пригодиться, запишите в свое расписание, что вернетесь к нему через неделю/месяц и тогда примете окончательное решение.

3. Определите временные промежутки, в которые вы проверяете рабочие чаты. Например, утром с 8:00 до 9:00, после обеда с 13:00 до 14:00 и вечером под конец рабочего дня с 17:00 до 18:00. Это отличный способ снизить тревожность и напряжение. Ведь нашей психике проще справляться с задачами, когда есть устойчивое предсказуемое расписание.

4. Поговорите с коллегами. Во-первых, предупредите их о своем расписании, в какое время вы просматриваете рабочие чаты. Во-вторых, подумайте вместе, от каких чатов можно вовсе отказаться без ущерба для продуктивности.

5. Распределите чаты по папкам. Отдельно — самые важные и срочные, отдельно — те, которые могут и подождать. Так вы не утонете в бесконечной ленте чатов, когда самое нужное уходит вниз и вы переживаете о том, что пропустили что-то ценное.

Важный совет для тех, у кого есть подчиненные: посмотрите объективно, не занимаетесь ли вы в рабочих чатах простой операционкой, которую должны выполнять ваши сотрудники. Возможно, вы попали в позицию опекающего родителя, который проверяет работу подчиненных и всегда готов подсказать и помочь, даже в ущерб себе. Что делать, если вдруг так оно и оказалось?

• Составьте четкие правила распределения обязанностей. Обговорите, по каким вопросам к вам можно обращаться, лучше даже пропишите регламент.

• Удалитесь из чатов с операционными текущими задачами или хотя бы выключите уведомления и отправьте их в отдельную папку.

• Оставьте для себя только пару ключевых чатов.

Хорошо помогает условно разделить для себя папки с рабочими чатами по принципу светофора:

• Зеленый — вас в этих чатах не беспокоят, уведомления отключены.

• Желтый — периодически нужно ваше внимание.

• Красный — чат, в который можно вам написать только по самым важным вопросам, требующим вашего личного участия.

Эти шаги не только освободят много времени и снизят тревогу. Вы также увидите, как вырастет ваша продуктивность, насколько меньше станет в чатах пустой болтовни и как увеличится эффективность решения рабочих задач.