Open-space: как не сойти с ума

Большинство компаний привыкло организовывать пространство в формате open space — т.е. никаких личных кабинетов, столы сотрудников отделены друг от друга в лучшем случае перегородкой. Как это влияет на производительность, наше самочувствие и есть ли будущее у таких офисов в условиях коронавируса?

Для большинства компаний офис, организованный по принципу open space (открытое пространство), давно стал нормой. Одних все устраивает, другие называют его коммунальной квартирой и предпочли бы «кабинетное расселение». И только последние обрадовались переводу на дистанционный формат работы в связи с пандемией, как тут же столкнулись с новой реальностью: теперь и дома их ждал свой «опенспейс», где домочадцы работают и проводят переговоры, слушают лекции, сдают экзамены, занимаются йогой или вокалом.

Коуч Марк Кукушкин рассказывает, по каким правилам в опенспейсе живут офисные сотрудники и в чем его сильные и слабые стороны.

Безусловными преимуществами опенспейсов руководители называют экономию (они обходятся дешевле, чем отдельные кабинеты), более демократичную атмосферу и большую оперативность в решении рабочих вопросов. Эксперты среди плюсов отмечают отсутствие границ в прямом и переносном смысле. «Когда ты не отделен стенами, тебе и физически, и психологически легче подойти к коллеге, ‒ поясняет коуч Марк Кукушкин. ‒ «Безбарьерность» работает на большую проточность и связанность: много людей, действий, взаимодействий».

Однако сотрудники видят в таких офисах больше минусов, чем плюсов. Главный из них ‒ отсутствие конфиденциальности. Любой разговор, деловой или личный, слышат окружающие. Личного пространства нет, внешний вид стола бывает жестко регламентирован. Что касается работоспособности, то и тут исследователям порадовать руководителей нечем: мотивация в опенспейсах ниже, концентрация и продуктивность ‒ из-за постоянного шума и стресса ‒ тоже.

Датские исследователи обнаружили, что количество рабочих дней, которые мы пропускаем из-за болезни, прямо пропорционально количеству наших соседей по офису: сотрудники опенспейсов, в которых находится больше 6 человек, болеют на 62% больше работников из отдельных кабинетов.

Как же оптимизировать работу и жизнь в открытом пространстве, напоминающем общежитие?

Правила. В небольшом сплоченном коллективе, где низкая текучесть кадров, люди давно работают вместе, правила поведения в офисе можно принимать по факту, обсуждать всем вместе, учитывая пожелания каждого, и передавать сложившиеся традиции «новобранцам» устно. Другое дело ‒ колл-центр на 200 человек, где «жизненный срок» сотрудника ‒ 3‒6 месяцев. «Тогда обычно кто-то из руководителей задает правила и фиксирует их на бумаге. Там может быть прописано, например, что кофе/чай на рабочем месте ‒ это пожалуйста, а бутерброд с сыром ‒ уже извините».

Организация пространства. Помимо кухни, на которой можно разогреть полноценный обед и съесть тот самый бутерброд, неплохо бы обустроить в опенспейсе и комнаты тишины, в которых можно побыть одному, сосредоточиться или, наоборот, сбросить напряжение. Еще одно офисное must have ‒ отдельная зона развлечений за стенкой, с настольным хоккеем или пинг-понгом. Не будет ли это помехой работе? «Как показывает практика, развлечениями люди не злоупотребляют, так как у них достаточно дел».

Рабочий стол. Что касается организации личного пространства, если жестких правил по внешнему виду стола нет, можно «персонализировать» его красивыми открытками, стикерами с вдохновляющими цитатами, фотографиями, календарем и прочее. И разумеется, в любом случае ‒ не забывать поддерживать на рабочем месте чистоту и порядок.

Общение и обращение. Очевидно, что не стоит кричать коллеге через весь офис. Звонить коллегам по телефону или писать в скайпе/по e-mail, когда вы сидите через несколько столов друг от друга, тоже странно. Лучше подойти, в идеале ‒ сразу с несколькими «накопленными» вопросами, а не подбегать то и дело с каждым из них. Правда, опыт показывает, что это далеко не всегда работает, и некоторые вопросы требуют действительно безотлагательного решения. В любом случае, прежде чем обратиться к коллеге, стоит спросить, может ли он сейчас уделить вам время. Таким образом вы продемонстрируете, что уважаете его личное пространство.

«Приемные часы». Обратная сторона отсутствия границ в офисе ‒ постоянная избыточная доступность. Вас постоянно отвлекают вопросами, пожеланиями, предложениями, просьбами? Кто-то в таких случаях вывешивает на рабочем месте «приемные часы» для коллег. Но есть и другой выход: «Компания может составить общеофисный график, в котором, например, для совещаний будут отведены строго определенные часы, другие часы будут приоритетными для индивидуальной работы сотрудников».

Телефон. Лучше поставить телефон на вибрацию или на такую громкость, чтобы звонок не отвлекал окружающих. Несрочные личные разговоры лучше отложить до ланча или хотя бы вести их в коридоре. Вряд ли коллегам хочется знать о ваших планах на вечер. Да и вряд ли вам хочется, чтобы они их знали.

Звукоизоляция. Наушники, беруши и прочие средства защиты от шума, конечно, хороши, но использовать их лучше только в экстренных случаях. «Этика офисного взаимодействия подразумевает, что ты это делаешь не регулярно, а когда тебе необходимо предельно сосредоточиться». Что касается непроизводственного шума в опенспейсе, скажем, от кофемашин, эффективное решение проблемы нашла одна торговая компания, предложившая своим сотрудникам устраивать два раза в день общие 15-минутные кофебрейки.

Запахи. Еда на рабочем месте ‒ табу не только из-за звуков, отвлекающих коллег, и крошек, забивающихся в клавиатуре, но и из-за запаха. По этой же причине лучше не злоупотреблять духами (тем более что у некоторых людей бывает аллергия на сильные запахи парфюма и косметических средств).

Пандемия коронавируса сильно повлияла на трудовые условия. Работа в открытых пространствах ставит под угрозу здоровье сотрудников, поэтому теперь работодателям предстоит адаптировать привычные нам опенспейсы и найти новые пути повышения эффективности рабочего пространства.

За свое здоровье во многом отвечаем мы сами, поэтому, даже когда ограничения снимут, стоит придерживаться простых правил, которые уж точно будут актуальны в опенспейсе: почаще мыть руки, не здороваться за руку с коллегами, регулярно проветривать помещение и обрабатывать рабочие поверхности санитайзером, стараться соблюдать дистанцию.

А вот чеснок на рабочем месте точно есть не стоит.


Об эксперте: Марк Кукушкин — старший партнер компаний Best T&D Group и Тренинг-Бутик, тренер, консультант, коуч.