Как грамотно распределять время: 4 приема

У каждого из нас есть ровно 24 часа в день, хотя порой этого количества нам мало. Перед Его Величеством временем все мы равны. Люди, которые умеют грамотно обращаться с ним и со своими ресурсами, успевают намного больше, чем остальные. Какие навыки тайм-менеджмента мы можем взять на вооружение?

Для начала стоит вспомнить, зачем нам умение правильно распределять время на работе. А нужно оно для того, чтобы избежать стресса и выгорания, сохранить любовь к своей профессии и радость жизни в целом. Вовремя решать поставленные задачи вам помогут 4 простых правила.

1. Фильтруйте информацию

Забавно, что сама суть тайм-менеджмента не имеет ничего общего с временем как таковым. Неважно, насколько хорошо вы умеете организовать себя на промежуточных этапах, если вы все равно набираете слишком много задач в начале и не успеваете в итоге закончить с ними к концу дня. Поэтому первое, что надо сделать, прежде чем составлять план, — решить, что в нем оставить, а что вычеркнуть. Как именно?

  • Уточняйте детали. Никогда не соглашайтесь на задание, проект или партнерство сразу же. Разберитесь, сколько времени в вашем распоряжении, каков дедлайн, есть ли у заказчика или ваших коллег представление о том, каким должен быть результат. Обдумайте информацию и решите, стоит ли проект того, чтобы потратить на него ваше время.
  • Говорите «нет». Оцените, насколько проект соотносится с остальными вашими целями и задачами. Если вы не уверены, проверьте календарь. Если не можете в данное время полноценно заняться предложенным заданием, честно скажите: «Спасибо, нет». Это лучше, чем испортить отношения с заказчиком или работодателем в дальнейшем.
  • Оцените свои возможности. Скажите прямо, сколько времени у вас есть и сколько часов сможете уделить проекту. Кроме того, уточните, надо ли вам находиться на рабочем месте, насколько задача срочная, как часто вам надо отчитываться о результатах.

2. Придерживайтесь графика

Начните с составления графика, внесите туда план действий и время на их выполнение. Но просто заполненного ежедневника или электронного календаря недостаточно. По-настоящему эффективной эту систему сделают две полезные привычки.

  • Не позволяйте идеям утекать сквозь пальцы. Все, что только приходит вам в голову — идеи, наблюдения, замечания. — тоже фиксируйте. Не ленитесь разобрать их, разложить по полочкам, чтобы потом использовать себе во благо.
  • Обновляйте планы. Раз в день, в неделю или в месяц пересматривайте задачи, оценивайте возможности. Но не стоит бездумно переносить сроки. Это может не лучшим образом отразиться на вашей репутации.

3. Расставляйте приоритеты

Если у вас не всегда получается решить, что сделать сразу, а что потом, попробуйте воспользоваться системой «Срочное — Важное». Есть четыре возможных сочетания этих двух элементов уравнения.

  • Не срочное и не важное. Просто не делайте. Удалите задачу из списка, чтобы не смущала и не отнимала время и нервы.
  • Срочное, но не важное. Постарайтесь «отвертеться». Делегируйте полномочия, попробуйте сделать так, чтобы задание выполнили те, кто вам его поручил. Если оно не важно для вас, это еще не значит, что для них оно не в приоритете.
  • Срочное и важное. Приступайте к выполнению сейчас же.
  • Не срочное, но важное. Найдите время, чтобы заняться этой задачей. Ведь часто глубокие, сложные проекты мы откладываем до бесконечности. Просто потому, что боимся браться за них. А еще есть цели, которых не достигнешь в одночасье. Продумайте шаги по их достижению и тоже впишите в ваш план.

4. Выберите роль

Чтобы мудро распоряжаться временем, всегда надо понимать, что от вас требуют поставленные задачи. Какая из двух ролей — ваша на этом проекте?

  • Управленец. Если вы «исполняете» эту роль, значит, вы много разговариваете с другими, решаете проблемы, назначаете встречи. Вам надо быстро соображать, располагать к себе или давить. Словом, вы — тот, от кого зависит внешняя сторона дела. Вы все время заглядываете в будущее, чтобы понять, чем может обернуться ваше решение сейчас. Совет: не особенно полагайтесь на приложения, рассылки и прочие онлайн-возможности. Гораздо лучше, если вы будете встречаться с исполнителями лично: это расположит к вам людей.
  • Творец. В этом случае вам нужно одиночество, чтобы подойти к задаче вдумчиво. Вам не надо сочинять письма и назначать встречи, выдавать по два решения в минуту. Вы должны быть погружены в момент, жить в настоящем. Совет: постарайтесь остаться наедине со своими мыслями и работой. Отключите напоминалки на телефоне и в рабочей почте, повесьте на дверь комнаты или кабинета табличку «Занято» или придумайте свой способ обеспечить себе уединение. Обсудите с коллегами или семьей, почему вам так необходимо временное затворничество.

Конечно, вы можете пробовать разные приемы, применять разнообразные системы, варианты, стратегии. Но договориться со временем и добиться успеха вы сможете, только когда эти навыки войдут в привычку. Как мы помним, все успеть невозможно. А значит, это «все» следует рассортировать, отфильтровать, расставить приоритеты и грамотно применить предложенные правила.