Не знаете, как расставить приоритеты? Используйте этот простой метод

Мир давно шагнул далеко вперед и в плане бытовых условий, и в плане отношения к быту. Объяснить нашим бабушкам, что мы ничего не успеваем, было бы непросто, потому что им приходилось успевать все — работать, вести хозяйство, кормить семью. Но в современном мире больше ценятся время, гибкость и разнообразие навыков, нежели умение постирать «в проруби». Ведь стирку и мойку посуды сегодня можно «делегировать» бытовой технике (и то кто-то ведь должен загрузить грязное белье в барабан и вытереть посуду после мойки), а выполнение более важных для жизни задач — нет.

Чтобы не стать жертвой «завалов», стоит научиться разделять дела по приоритету выполнения (если речь идет о профессиональных обязанностях) и по истинности желания в данный момент (если, например, мы думаем, как провести день).

Для распределения задач удобно использовать технику планирования — матрицу Эйзенхауэра. Создать ее довольно просто. Пишем список задач и отмечаем рядом с каждой: это важно или нет? Срочно или нет? И рисуем подобную таблицу:

Квадрант A — важные и срочные дела

Здесь находятся задачи, невыполнение которых ставит под угрозу ваши цели, и вопросы, касающиеся здоровья. Например, срочные письма, проекты, требующие скорой сдачи, резкая боль или ухудшение состояния.

При идеальном планировании данный квадрант остается пустым, поскольку вы не накапливаете задачи, которые придется решать в авральном порядке. Не страшно, если тут появляются какие-то пункты, важно, чтобы их было немного. Иначе придется пересмотреть список сроков и дел.

Квадрант B — важные, но несрочные дела

Часто это наша основная деятельность: важные дела, у которых не горит срок сдачи, а значит, мы можем работать над ними в спокойном режиме. Это цели, требующие планирования и направленные на стратегическое развитие. Или дела, связанные с саморазвитием и поддержкой социальных связей, например: прослушать лекцию или сходить в тренажерный зал, встретиться с друзьями, позвонить близким.

Нужно быть внимательным, ведь если затянуть с выполнением задач из этого квадранта, то они могут «перебраться» в квадрант А.

Квадрант C — срочные, но неважные дела

Речь идет об отвлекающих факторах: выполнение задач этого квадранта не помогает достичь цели, а наоборот — мешает сосредоточиться на действительно важном, снижает эффективность и выматывает. Чаще всего это рутинные дела, которые, тем не менее, нещадно «съедают» наше драгоценное время.

С ними нам поможет разобраться делегирование: например, пока вы дописываете дома отчет, можно попросить вашего партнера выгулять собаку или оплатить счета. Главное — не спутать их с задачами, которые должны бы оказаться в квадранте А: убедитесь, что задачи действительно не важны.

Квадрант D — несрочные и неважные дела

Это крайне интересный квадрант: тут собираются дела, которые не несут пользы, но нам ужасно нравятся. Это может быть, например, изучение различных сайтов и чтение сообщений в мессенджерах — то, что мы обычно называем «нужно же и отдыхать иногда». Зачастую эти занятия отнимают отнимают время у других задач.

Это не значит, что следует полностью отказаться от развлечений, но нужно соблюдать баланс дел в каждом квадранте. Если через пару дней у вас важная презентация, то, тратя время на дела из квадранта D, позже вы рискуете столкнуться с авралом в квадранте А.

На примере матрицы видно: каждому из нас важно уметь делегировать и уметь просить о помощи. Это не всегда делает нас слабыми в глазах других. Скорее, такой подход говорит о том, что мы умеем адекватно оценивать свои возможности и распределять время и ресурсы.

А что с прокрастинацией?

Иногда бывает так: дел по горло, но браться ни за что не хочется, поэтому не делаешь ровным счетом ничего. Листаешь ленты соцсетей или залипаешь на сериале. Все это очень похоже на прокрастинацию — склонность к постоянному откладыванию даже важных и срочных дел.

Прокрастинация — не синоним лени и уж тем более отдыха. Когда человек ленится, то не испытывает негативных эмоций и не сталкивается с неприятными последствиями. Когда отдыхает, то восполняет запасы энергии и заряжается положительными эмоциями. А в состоянии прокрастинации мы тратим энергию на бессмысленные занятия и откладываем важные дела на последний момент. В итоге выполняем не все или все-таки делаем то, что надо, но некачественно, и это снижает нашу самооценку, приводит к чувству вины, стрессу и потере продуктивности.

К прокрастинации чаще склонны тревожные люди и перфекционисты, которые предпочтут вообще браться за дело или станут постоянно его откладывать, если не могут выполнить задуманное достаточно идеально для их картины мира. В подобных ситуациях может помочь четкое планирование дел, поиск доверенного лица, который следил бы за их выполнением, и работа с вторичными выгодами. То есть стоит задать себе вопрос: что мне дает затягивание дел? Что я от этого получаю?

Если вы испытываете сложности с планированием и выполнением задач и подозреваете, что виной тому в том числе и прокрастинация, попробуйте поработать вместе со специалистом над самооценкой и уверенностью в себе, над страхом не быть идеальным и допускать ошибок. Структурировать свою жизнь после этого вам будет гораздо проще.